8 tips voor het ‘verpakken’ van feedback
In mijn vorige blog gaf ik je 6 tips over het op een goede manier geven van feedback. Ik hoop dat ze je wat verder hebben geholpen. In deze blog wil ik een stapje verder gaan. Ik schreef eerder dat je met feedback je voordeel kunt doen. Ik zie feedback daarom ook wel als een cadeautje. Cadeautjes geef je in een verpakking. In deze blog geef ik je 8 verschillende verpakkingsalternatieven voor het geven van feedback. Doe er je voordeel mee!
Algemeen
Voordat ik de 8 variaties bespreek, geef ik je mee dat een veilige omgeving en goed contact met de ander (ook: rapport) erg belangrijk zijn bij het geven van feedback. Lees hier meer over in ‘Effectief contact maken’. Deze tips helpen je bewuster en flexibeler om te gaan met het geven van feedback. De ene vorm is niet beter dan de andere, maar werkt in een bepaalde situatie wel beter dan de andere.
Tip 1: De 4 G’s
Gebruik in je reactie op de ander de 4 G methode. Dit staat voor:
1. Gedrag (benoemen wat je feitelijk waarneemt)
2. Gevoel (benoemen wat je daarbij voelt voelt)
3. Gevolg (benoemen wat het gevolg is)
4. Gewenst (uitspreken wat je graag wilt)
Voorbeeld: Mark, je zegt tegen me dat ik me enorm lomp uitlaat tegen de klant (gedrag). Ik merk dat ik me daar heel onprettig bij voel (gevoel) en afhaak (gevolg). Ik wil het graag constructief houden, is dat oké voor je (gewenst)?
Tip 2: Ik-perspectief
Als je praat met ik-boodschappen geef je weer hoe jij de situatie hebt waargenomen of beleefd. Zo geef je uitdrukking aan jouw waarheid. Daar kan de ander in principe niets tegen inbrengen. Als je feedback in de ik-vorm geeft, creëer je ruimte om de dialoog te voeren. De ander voelt zich daardoor wellicht minder aangesproken.
Voorbeelden: ‘In mijn beleving…’ ‘Zoals ik er naar kijk…’ ‘Zoals ik het zie…’
Tip 3: Positieve bedoeling
Omdat je niet weet wat de ander denkt, ga je uit van een positieve bedoeling van de ander. Op deze manier geef je de ander het voordeel van de twijfel.
Voorbeeld: Een ondergeschikte tegen zijn leidinggevende: ‘Beste Henk, wellicht bedoel je het anders dan je zegt. Je formulering brengt me een beetje in verwarring, ik begrijp het niet. Zou je het nog eens op een andere manier willen uitleggen?’
Tip 4: Inleidende zin
Met de inleidende zin maak je op een menselijke manier duidelijk dat je een kritisch punt gaat maken. Je wilt graag zacht zijn op de persoon maar hard op de inhoud.
Voorbeelden: ‘Ik bedoel het niet persoonlijk, maar er staan te veel fouten in je beleidsnotitie’ Of: ‘Ik realiseer me dat dit gevoelig ligt, maar ik wil het graag over onze werkrelatie hebben. Ik ervaar frictie tussen ons. Hoe is dat bij jou?’
‘Met alle respect, maar…. ‘ is misschien wel de meest gebruikte inleidende zin die we kennen. Deze inleidende zin roept vaak negativiteit en weerstand bij de ander op. Immers, alles voor het woord ‘maar’ wordt feitelijk bestempeld als onzin. Mijn advies: niet meer gebruiken!
Tip 5: Je wolkje uitspreken
In strips lees je in een wolkje wat iemand denkt. Je wolkje uitspreken staat voor het met respect uitspreken van je gedachten, gevoelens of beleving.
Voorbeelden: ‘Vind je het goed als ik even m’n gevoel uitspreek? Ik vind het vervelend jammer dat je je voorstel te laat hebt aangeleverd.’ Of: ‘Ik stel voor dat ik mijn ondertiteling aanzet. Hoe vind jij de sfeer in de samenwerking?’ Of: ‘Zullen we eens open en eerlijk uitspreken hoe we denken over de verwachtingen en resultaten van dit plan?’
Tip 6. Sandwichfeedback
De sandwich is een metafoor voor het zacht-hard-zacht ritme bij het geven van sandwichfeedback In dit geval: zacht op de mens, hard op de inhoud, zacht op de mens.
Voorbeeld: ‘Beste Janine, ik waardeer je enthousiasme en inzet (zacht). Waar ik het graag over wil hebben is jouw productie. Die vind ik te laag (hard). Ik ben er van overtuigd dat je met jouw enthousiasme en drive toch een inhaalslag kunt maken (zacht).’
Tip 7: Positieve strook
De term strook is afkomstig uit de Transactionele Analyse. Het komt van het Engelse woord ‘stroke’ wat zowel aaien als slaan betekent. In feedback hanteren we de positieve strook: het geven van een aai, compliment of positieve aandacht. Strooks kunnen voorwaardelijk (over wat je doet) en onvoorwaardelijk (over wie je bent) zijn. Onvoorwaardelijk positieve strooks zijn de meest ‘groeizame’.
Voorbeelden:
- ‘Ik ben elke dag weer blij met je!’ = onvoorwaardelijk positief
- ‘Ik vind je zo’n fijn mens’ = onvoorwaardelijk positief
- ‘Ik ben blij dat je meedenkt’ = voorwaardelijk positief
- ‘Ik vind het lief dat je de rommel hebt opgeruimd’ = voorwaardelijk positief
Tip 8: Eufemisme
Een eufemisme is een stijlfiguur waarmee iets mooier, vriendelijker of minder onaangenaam wordt voorgesteld dan het in werkelijkheid is. Zo geef je in andere, minder confronterende bewoordingen aan wat je eigenlijk wilt zeggen.
Voorbeelden: ‘Dit is een schoonheidsfoutje’ in plaats van ‘Je hebt gefaald’ Of: ‘Je kunt nog een stapje maken’ in plaats van ‘Je presteert ver onder de maat’.
Feedback gaat niet alleen maar over wat iemand anders of beter kan doen, maar ook over wat iemand al goed doet. We noemen dat een compliment, daar kun je er niet genoeg van geven!
2 reacties